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湖北省水利水电移民档案管理办法的通知
发布时间:2017-01-16来源:办公室浏览:5432


省移民局、省档案局关于印发

湖北省水利水电移民档案管理办法的通知



各市、州、县移民局、档案局:

根据国家档案局、水利部、国家能源局关于印发《水利水电移民档案管理办法》的通知(档发〔2012〕4号)要求,2014年省移民局、省档案局印发了《湖北省水利水电移民档案管理办法(试行)》(鄂移〔2014〕35号),经过近两年实施,为推进我省水利水电移民档案工作,保证了水利水电移民档案的完整、准确、系统、安全,经修订,现正式印发《湖北省水利水电移民档案管理办法》。请遵照执行。


湖北省移民局           湖北省档案局

2017年1月4日


湖北省水利水电工程移民档案管理办法

第一章   总 则

第一条为规范湖北省水利水电工程移民档案(以下简称移民档案)工作,加强移民档案管理,确保移民档案达到完整、准确、系统及安全保管和有效利用的工作目标,根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》等法律法规,依据《水利水电工程移民档案管理办法》(档发〔2012〕4号)、《湖北省大中型水库移民后期扶持项目管理办法(试行)》(鄂政办发〔2007〕118号)以及湖北省有关移民工作要求,制定本办法。

第二条 本办法中所称移民档案,是指在湖北省水利水电工程移民前期规划设计、实施搬迁安置建设和后期扶持等移民工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、照片、电子文件、实物等不同形式与载体的历史记录。

第三条 移民档案管理是移民工作的重要组成部分,是留史存证、规范管理、支撑监管、维护各方合法权益、保障移民后期工作顺利进行和社会长治久安的一项基础性工作。

第二章   管理体制与职责

第四条 移民档案工作实行统一领导、分级负责、县(市、区)为基础、项目法人参与的管理体制。

第五条 各级移民主管部门作为移民档案管理工作的主管部门,负责对本辖区内移民档案工作的统一管理,业务上接受上级主管部门和同级档案行政管理部门的监督和指导。

第六条 各级移民主管部门应加强对移民档案工作的组织领导,将移民档案工作纳入本单位工作计划,明确分管领导和主管部门,建立档案库房,配备专兼职档案工作人员,保障档案工作经费,配备必要的档案装具和设施设备。

第七条 各级移民档案主管部门要认真履行工作职责

(一)贯彻执行国家有关档案工作的方针政策与法规;

(二)负责本辖区移民档案工作的统筹规划和协调管理,制定本辖区移民档案管理的规章制度和工作计划,对移民档案工作进行有效监督、指导检查;

(三)收集、整理、保管本单位应归档文件材料,接收和保管其他相关单位应移交的移民档案资料,按规定向同级国家综合档案馆移交移民档案;

(四)对本单位和本辖区移民档案工作人员进行业务培训;

(五)定期向同级档案行政管理部门和上级主管部门报送移民档案工作情况及统计表;

(六)开发利用移民档案,通过档案信息化和数字化等手段,为移民工作提供有效服务。

第八条 签订移民建设项目合同、协议时,应对文件材料的收集、整理、归档、移交工作提出明确要求和违约责任,确保档案的完整、准确、系统和安全。

第九条 参与水利水电移民工作的国土、农业、水利、环保、交通、文物等相关机关和部门,应建立健全移民档案管理的各项规章制度,落实岗位责任制,确保项目档案符合规范要求。使用移民资金的建设项目应当向移民主管部门移交相关的移民档案(见附件1),将移民档案移交纳入移民项目资金支付审批程序,档案不合格的暂停支付项目工程尾款。

涉及移民工作相关的电力、电信、广电等行业主管部门要按要求加强对本行业移民档案工作的监督指导,确保移民档案的收集齐全、整理规范和保管安全,按规定向移民主管部门或其他相关部门移交。

承担移民项目任务的勘测、设计、监理、监测评估等单位负责做好相应的移民档案收集、整理、归档工作,并按合同协议向移民主管部门或项目法人移交相关档案。监理单位对其监理的项目档案资料进行审查,并签署鉴定意见。

第三章   归档与移交

第十条 各级移民主管部门和有关单位,按照“谁产生,谁收集,谁整理”的原则,将移民工作过程中,具有查考利用价值的各种文件材料收集齐全,整理规范,及时归档。移民档案的编制整理按照《水利水电工程移民档案分类类目、归档范围及保管期限参照表》(附件1)执行。

第十一条 移民档案分为综合管理类、征地补偿安置类、项目建设类、库底清理类、后期扶持类、会计类、声像类、电子文件类、实物类。共9大类。(见附件1)

第十二条 移民工作中产生或经办的文件原件由业主单位整理归档,项目建设各方可保留副本。

第十三条 根据归档范围,本单位或部门产生的各类文件材料按水利水电工程分类整理。

综合管理类档案按《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)以件为单位整理;

项目建设档案按《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)以卷或件为单位整理;

以村、组、户为单元的档案按分户(村、组)档案进行整理(见附件3),搬迁前后的分户档案,由迁出地和迁入地移民主管部门分别整理2套(相互移交1套,各自保留1套),保证分户档案的各项要件完整齐全;

会计类档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局第79号令)进行整理归档;

录音、录像、照片、光盘、磁盘等特殊载体和电子文件类的档案材料,要标注相关要素,按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)等标准要求进行整理归档。

第十四条 档案收集整理要求:原始性。移民工作中产生的文件材料正本必须是原件;完整性。收集归档的文件材料要能全面、准确地反映工程的实际过程;真实性。档案资料应如实记载实际过程及结果;系统性。保持文件之间有机联系,按分类规则,进行逻辑整理;规范性。符合第十三条相关标准规范要求,国家重大建设项目档案按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)进行收集整理。

第十五条 各级移民主管部门和有关业务部门要对移民档案归档情况进行定期检查,保证档案收集与项目建设同步开展,确保档案的齐全完整。项目完工后3个月内,应完成本项目档案的自检工作。

第十六条 移民项目档案的整理范围与份数应以满足有关需求为原则,结合实际确定。原件一般由项目法人或文件材料产生单位保管。受各级移民主管部门委托建设的项目档案,应按要求向移民主管部门移交。

第十七条 参与移民专业项目建设的水利、环保、交通、地灾、文物等部门收集整理本建设项目档案,其前期规划设计和后期竣工验收档案要向移民主管部门移交。

第十八条 档案移交时,移交方要编制移交清册,交接各方应认真履行交接手续,填写档案移交书(见附件2),确认账物相符后,双方经手人应在交接凭证上签字,加盖公章。

第十九条 国家行政主管部门的档案保存期满后,应按照国家有关规定组织鉴定,仍有保存价值的档案重新立卷,整体移交当地国家综合档案馆。失去保存价值的档案按程序进行销毁,同时按规定将销毁清册上报项目主管部门和档案行政管理部门。

第四章   档案验收

第二十条 移民档案验收是移民项目竣工验收的重要组成部分。开展移民工程项目建设过程中,应同步开展移民工程档案收集、整理情况的检查,移民档案检查不合格的,要及时整改。移民安置工程竣工验收时,应同步验收移民档案。

第二十一条 移民档案验收分为自检、预验收和竣工验收。阶段性工程完成后,移民档案应作相应的自检工作;建设单元工程完工,建设单元工程全过程文件材料的收集、整理与归档工作完成后应开展移民档案的预验收;整体移民安置工程竣工后应开展移民档案竣工验收。

第二十二条 移民工程竣工移民安置验收时,验收委员会应组成移民档案验收组,具体负责移民档案竣工验收。验收组应由档案行政管理部门、验收组织单位、项目法人及有关单位的档案人员和相关专家组成。其组长应为移民安置验收委员会成员。移民档案验收的主要意见和结论应写入移民安置验收报告。

第二十三条 移民档案验收采取会议的形式进行,通过质询、现场查验、抽查案卷等方式开展。主要议程是:

1.项目主管部门汇报档案管理工作情况,主要内容是:项目建设工作及档案管理概况,档案的完整、准确、系统性控制措施,文件材料的形成、收集、整理与归档情况,档案在移民经济建设工作中的作用,已进行的自检或预验收情况,存在问题及解决措施等;

2.验收组查看、了解项目建设实际情况;

3.验收组抽查档案整理、归档、保管等档案管理情况;

4.验收组对档案质量进行综合评价,形成验收意见;

5.向被验收单位反馈。

第二十四条 档案验收意见主要内容:

1.本项目工作概况;

2.本项目工程档案管理以及档案的完整性、准确性、系统性和安全性评价;

3.档案工作存在的问题、整改要求与建议;

4.验收结论。

第五章   奖励与处罚

第二十五条 移民档案主管部门应对在档案工作中做出下列事迹的部门、单位或个人,给予表彰和奖励。

1.在档案的收集、整理、保管或者开发利用等方面做出显著成绩的;

2.坚决抵制违反档案法律法规行为,表现突出的。

第二十六条 对于违反本办法的单位或个人,上级主管部门应根据情节轻重和危害程度给予通报批评、限期整改、责任追究。

有下列行为之一的,由县以上档案行政管理部门或移民管理机构,按照国家有关规定,对直接责任者和有关人员给予行政处罚或行政处分;构成犯罪的,应移交司法机关依法追究其刑事责任。

1.将工作中形成的应当归档文件或材料据为己有,拒绝归档的;

2.不按规定移交档案的;

3.损毁、丢失或擅自销毁档案的;

4.涂改、伪造档案的;

5.违反保密规定擅自提供、抄录或公布有关档案的;

6.玩忽职守,造成档案损失的;

第六章   附 则

第二十七条 本办法由省移民局、省档案局负责解释。

第二十八条 核电建设项目和其他涉及移民搬迁安置的重大工程建设项目档案管理工作参照执行。

第二十九条 三峡工程、南水北调中线工程丹江口水库征地移民档案管理,按相关规定执行。

第三十条 本办法至发布之日起执行。

附 件

1.移民档案分类类目、归档范围及保管期限参照表

2.水利水电工程移民项目档案移交书

3.移民分户档案整理规则

附件1-3下载

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